Tu primera actuación en un festival: cosas que deberías saber

Soy Nico Suárez y llevo trabajando en la industria del espectáculo los últimos 15 años. Comencé haciendo sonido y he ido evolucionando hasta que en los últimos años he trabajado en muchos festivales de todos los tamaños, realizando labores de producción técnica y stage manager.

Debido a la pandemia, muchos promotores han tenido que buscar artistas cerca de casa y eso ha dado la oportunidad de tocar en festivales a artistas y bandas noveles. En algunos casos he tenido encontronazos y malas experiencias cuyo origen es el desconocimiento por parte de estos artistas de cómo funcionan los festivales cuando se va a trabajar y no a estar de fiesta.

Con esta guía quiero dar unas nociones a cualquiera que haya sido seleccionado para tocar en un festival, para que la experiencia sea satisfactoria para ambas partes. Que al promotor le queden ganas de volver a contratarte en el futuro, e incluso que se hable bien de ti entre los profesionales de la producción, lo cual te abrirá más puertas de festivales que el último plug-in de moda. No es la primera vez que algún colega me pregunta “¿qué tal con X? Igual lo traemos al Festival Y” y la contestación es “no muy bien la verdad, me la lió por Z”. Lo que acaba con un “pues entonces mejor no lo traemos...”

Entremos en materia.

He notado que existe mucho desconocimiento en cuanto a quién hace qué dentro de la organización de un festival, y eso suele provocar algunos malos entendidos. Estos son los roles más típicos (porque cada festival es un mundo):

• Booker: son los encargados de contratarte y seleccionar el cartel del festival. Todo lo que sea relacionado con contratos, cachés, fechas... suelen llevarlo ellos. Trabajan codo a codo con los directores del festival. También van avanzando riders al resto de departamentos.
• Producción técnica: una vez el booker ya ha decidido que tocarás en el festival, el responsable de producción técnica te requerirá el rider técnico. Este rider luego se distribuirá por los diferentes departamentos de backline, sonido, luces, vídeo...
• Host/Hospitality: son los encargados de hoteles, transportes, y a veces también de camerinos, dietas, etc.
• Márketing/Prensa: te requerirán materiales para la confección de carteles y anuncios, teasers, post, etc. También te pedirán que firmes formularios de derechos de imagen y ese tipo de cosas. Asimismo coordinarán entrevistas con otros medios o la emisión por radio/tv de tu espectáculo, si tienes esa suerte.

Recuerda en todo momento que estas personas gestionan MUCHOS más artistas aparte de ti. No trabajan en exclusiva para ti, sino para el festival. Cada pieza de información, cada gestión, cada petición, debes multiplicarla por el número X de artistas del festival para hacerte una idea del volumen de trabajo que tienen.

Simplificando, la preproducción engloba todo lo que sucede antes del comienzo del festival. Y aquí la comunicación es el pilar básico, así que recuerda:

Nada preocupa más a un festival que el hecho de que pasen los días y el artista no conteste. A cada “gently reminder” que hay que enviar va decreciendo el entusiasmo por dicho artista, que va cayendo en el saco de “nunca más”.

Puede parecer que la fecha límite para intercambiar la información es el comienzo del festival. Ni mucho menos. Todo debe estar atado y bien atado al menos una semana antes del comienzo del montaje. Por nombrar algunos de los motivos de esa fecha límite, a veces los proveedores no disponen de todo lo necesario y tienen que a su vez buscar en otros proveedores. Si solicitas algo un día antes del bolo y el proveedor no lo tiene es materialmente imposible encontrarlo. También hay que cerrar los presupuestos del festival con antelación y cualquier alteración en los riders/transportes/hoteles puede desencadenar en gastos no previstos.

Si envías un email, no pongas asuntos como “horario” o “Vox AC30”. Personalmente, mis asuntos tienen esta pinta:

Nombre festival y año // Escenario // Nombre de artista // Asunto

Ejemplo: LEV Gijón 2021 // Nave // Okkre // Petición de rider

Esto permite localizar la información de manera rápida y lo que es más importante, al usar el buscador del correo. Un festival que hice este año con 30 artistas resultó en más de mil mails. Haber escrito así el asunto ayuda extremadamente a la búsqueda de cualquier información y me permite recuperar todo lo que se haya hablado sobre un artista o sobre un escenario de manera rápida.

Absolutamente todo debe quedar escrito. Si no está escrito no existe. Si hay algo difícil de discutir o discernir está bien hacerlo en una llamada, pero el acuerdo o conclusión a la que se haya llegado debe quedar a continuación plasmado en un mail. Recordad que son muchos artistas y retenerlo todo en la cabeza es imposible. Ante una discrepancia llegado el día del bolo prevalecerá lo que se haya escrito.

Esto fue una conversación real:

— “¿No te acuerdas que te llamé hace 4 meses a las once de la noche para preguntarte si habría luces de color rojo?”
— “No lo recuerdo, pero estoy seguro de que te contesté que me lo escribieras por mail”.

También, esas informaciones no suelen morir en vuestro interlocutor y siempre es más fiable reenviar algo escrito que jugar al “teléfono roto”. Una vez que el festival está en marcha es mucho mejor usar Whatsapp o Telegram para cosas de última hora. Cuesta trabajo encontrar un hueco una vez ha empezado el festi para ponerse a leer mails con calma.

Los horarios son SAGRADOS, tanto los horarios de las pruebas como los horarios de tocar. Idealmente, en los festivales el orden de las pruebas es inverso al orden de tocar:

1. Prueba grupo 3
2. Prueba grupo 2
3. Prueba grupo 1
4. Show grupo 1
5. Show grupo 2
6. Show grupo 3

Este orden garantiza los mínimos cambios de escenario posibles. Cada cambio de escenario es una posibilidad de que algo salga mal y comprometa horarios, provocando retrasos (y en un caso extremo, el propio espectáculo). Muchos grupos y artistas noveles no lo saben, pero disfrutan de los mejores horarios (vitales) y la facilidad de no hacer cambio de escenario. El cabeza de cartel normalmente prueba a las 8 de la mañana y toca a las 3 de la madrugada...

A nivel técnico, un escenario de un festival es como ir añadiendo capas. Sobre lo del primero que ha probado (último en tocar) se monta lo del segundo, a continuación, tercero, etc. Y luego según se van terminando espectáculos se va desmontando capa a capa.

Muchas veces este orden no es posible por temas de aviones y logística y es un verdadero dolor de cabeza para la secuencia de lo que ocurre en el escenario. Si el transporte depende de ti, intenta amoldarte a los horarios propuestos.

Me da igual si te has flipado, por fin se te han quitado los nervios y de repente quieres tocar un par de temas más. Toca el tiempo pactado, NO MÁS. Cada minuto extra que estás en el escenario es tiempo que hay que recuperar a base de acortar cambios de escenario, es decir, a base de estresar a todo el personal. Es una falta de respeto para el artista que viene a continuación, ya que tiene derecho a empezar a su hora y que su cambio se haya realizado sin prisas. Si vas a hacer bises, que estén incluidos dentro de tu tiempo, y avisa al stage manager de que los habrá, para que todo el equipo técnico esté prevenido. No sería el primer artista que cuando vuelve a hacer los bises ya se encuentra el escenario a medio cambio...

En el caso del festival más grande para el que trabajo, hay escenarios que funcionan 24 horas. Está planificado absolutamente todo lo que sucederá desde que comienzan las pruebas el jueves por la mañana a las 8 hasta que acaba el último bolo la madrugada del sábado:

No llegues tarde. Nada pone de peor humor a la crew de un festival que estar de brazos cruzados porque el artista llega tarde, algo que, sin duda, se traducirá en prisas después. Si realmente quieres empezar con mal pie y ponerte a todo el mundo en contra, llega tarde.

Una semana antes del festival habrás recibido una hoja de ruta. La hoja de ruta es tu biblia para ese día. Ahí viene dónde y a qué hora debes estar en cada momento. Son distintas dependiendo del festival, pero todas incluyen la info necesaria para que se desarrolle todo como debe ser. Cumple a rajatabla los horarios que vienen en ella y reenvíala a todos los miembros de la banda. Todo el mundo debe tener presente esta información.

Ven con la gente necesaria que vaya a trabajar, turistas NO. Sé que estás muy nervioso y que tu mejor amigo te hará de apoyo moral, pero la realidad es que sólo te pondrá más nervioso y te entretendrá consumiendo tiempo de prueba que es mejor que utilices para probar. He visto artistas desperdiciar 45 minutos de prueba porque han venido con dos colegas que saben de sonido y que se empeñaron en cambiar plug-ins de una sesión de Ableton Live. Cuando llegue el fin de tu tiempo, el stage manager te echará del escenario sin excusas. Aprovecha el tiempo para lo que es.

Otra cosa que tiene que quedar clara es que una prueba de sonido NO es un ensayo. Otro gran signo de poca profesionalidad es hacer todo el show de principio a fin en la prueba. Ensayado se viene de casa. Aquí se viene a probar que va todo funciona correctamente para el desarrollo del show.

Una vez todo funcione en la prueba, recoge todo el material que no vas a usar. Fundas, flightcases, etc. Pregunta dónde puedes dejarlo. Otro clásico del artista novel es acabar el show y desaparecer. Han sido muchos días de nervios y ahora sólo quieres irte de fiesta con tus colegas. Pero el show no acaba con la última canción. Acaba con todo recogido. Libera el escenario de todos tus instrumentos y déjalos en el camerino o donde te digan para la posterior carga. No sería la primera vez que me llaman a las tantas de la mañana preguntando cómo se puede acceder a un escenario que ya está cerrado porque “tengo todos los instrumentos dentro”. En las hojas de ruta suele venir una hora de curfew, y para esa hora todo debe estar fuera.

Personalmente también me parece una temeridad dejar miles de euros en equipos en un backstage durante horas después de haber tocado. Ten claro que ni el stage manager ni nadie del staff es la niñera de tus equipos. Si les pasa algo después de acabar el show el único responsable eres tú; haber recogido cuando tocaba. Si crees que después de tocar no te va a apetecer o no vas a poder recoger, pide a alguien de tu confianza que lo haga por ti. O contrata un backliner/roadie para el día y así puedes disfrutar del bolo sin pensar en estas cosas.

Si el festival se ha encargado de vuestro transporte, en vuestra hoja de ruta aparecerá una hora de recogida para el transfer. Si sabéis que os queréis quedar de fiesta avisad a producción para que os retrase esa hora (si es posible, ya que si todo el mundo quiere irse a la vez difícilmente se puede coordinar). Recuerdo una chica que tuvo que pagarse un taxi de 60€ para volver a casa después de que su transfer se haya ido a la siguiente orden de recogida tras esperar por ella una hora y veinte minutos. Si desperdicias tu transfer no esperes que el festival te ponga otro, no somos una compañía de taxis.

También dice mucho de una banda o un artista si respeta los horarios de cierre de camerinos o si hay que decirle una docena de veces que se tiene que ir. Los camerinos tienen que limpiarse y prepararse para el día siguiente y la gente que lo debe hacer también tiene derecho a descansar. Si el curfew es a las 3:00, a las 2:55 ya deberías estar con todo fuera y despidiéndote, dando las gracias a todo el mundo. Recuerda que estás en un entorno de trabajo, no de fiesta.

Parece algo obvio, pero merece la pena nombrarlo: ven de buen rollo, la gente que trabaja en el festi está para ayudarte, no para servirte. Sé amable con todo el mundo. Si le caes bien al staff todo irá mejor; al fin y al cabo, ellos han hecho muchos más festivales que tú y saben hacer que vayan bien.

Aquí un ejemplo de una misma situación (basada en hechos reales) con dos finales diferentes:

Situación 1
— Artista: Necesito un cable USB.
— Stage Manager: ¿Sí? No me suena leerlo en el rider, déjame que lo compruebe...
— A: No viene en el rider porque es obvio.
— SM: ¿Cómo va a ser obvio tener que poner el cable USB2.0 para tu propio interface de audio?
— A: Pues necesito uno.
— SM: Pues buena suerte. Creo que hay un Corte Inglés cerca, búscalo en Google Maps.

Situación 2
— Artista – Disculpa, se me ha olvidado el cable USB2.0 del interface, al cargar la furgo con los nervios se me ha debido quedar en el estudio. ¿No tendréis uno por casualidad?
— Stage Manager – Creo que tengo uno, y si no, remuevo medio festi hasta encontrar uno. Y si no, mando al runner al Media Markt...

Pensad que toda la gente que trabaja en el festival probablemente lleva varios días trabajando jornadas maratonianas y cada petición fuera del guion puede ser una montaña que ascender a sus ojos. Hacedle el trabajo fácil y ellos se desvivirán por tu show.

Parece que no, pero aún pueden quedar muchos flecos una vez pasado el bolo. Cosas como rellenar el boletín de la SGAE, aprobar contenidos de audio o vídeo para su posterior emisión en radio, o las típicas “post movies” provocan varios emails. Aquí se repite lo mismo que en la previa: comunicaciones ágiles, ordenadas y por escrito. Aún estoy esperando por un boletín de la SGAE de un festival de hace 4 meses. No creo que vaya a cobrar los derechos nunca...

En la época de redes sociales en la que vivimos, también es muy habitual que los artistas soliciten material (sobre todo fotos y vídeos) creado por los medios del festival para futuras promociones del artista. Cuidado aquí, porque es un terreno pantanoso. El festival se ha gastado un dinero en la realización de estos vídeos y ha pagado a fotógrafos especializados, y no suele ser agradable que futuros festivales aprovechen las fotos pagadas por otro festival en sus promociones. Recomiendo negociar acuerdos al respecto si prevés que querrás tener material visual de calidad para futuros proyectos.

Muchos artistas (si han tenido una buena experiencia) se toman la molestia de mandar un email de agradecimiento. Suelen transmitirse a los diferentes departamentos, y es un gesto bonito.

Al final se basa en tener claro que estás trabajando, y que cuanto más profesionalidad le pongas a la situación, mejor saldrá todo. No se trata de ir, tocar y tomarse unas copas; para nada. El festi comienza semanas antes de su celebración, y acaba días después. Solicita ayuda cuando lo necesites, pregunta todo lo que necesites y no des nada por supuesto. Aplica aquello de “más vale ponerse una vez colorado que ciento amarillo”.